De ombudsdienst fungeert als een aanspreekpunt en opvang voor studenten die studiegerelateerde of persoonlijke problemen en/of klachten hebben. De dienst  brengt de problemen in kaart en gaat samen met de student op zoek naar een adequate oplossing. 

Ook studenten die omwille van medische, psychische of sociale redenen moeilijkheden ervaren bij het studeren, kunnen advies vragen bij de ombudsdienst. Waar nodig zal de student gericht doorverwezen worden. Studenten die langere tijd afwezig zijn om medische, psychische of sociale reden kunnen contact opnemen met de ombudsdienst om eventuele extra faciliteiten te bespreken om zo toch studies en/of examens goed te kunnen voltooien.

De ombudsdienst zal bij geschillen steeds optreden als onafhankelijke bemiddelaar  tussen studenten en docenten en behartigt hierbij in alle soevereiniteit de belangen van de student. De dienst  is gebonden door discretieplicht en beroepsgeheim. Een strikt vertrouwelijke behandeling is dus gegarandeerd.
De ombudspersoon neemt deel aan de deliberaties, weliswaar zonder stemrecht. Wanneer er een conflict is tussen een student en een docent, treedt hij op als onafhankelijke bemiddelaar.

De permanentie wordt verzorgd door  Maaike De Zitter. Zij staat gedurende het volledige academiejaar ter beschikking van de studenten. Tijdens de examenperiodes wordt deze dienst uitgebreid met een examenombudsdienst. Het bijzonder examenreglement vermeldt de namen van deze ombudspersonen, evenals waar en wanneer zij bereikbaar zijn.